举办会议要准备点什么

举办会议要准备点什么

一、会议的主题。凡举行正规（正式）会议，首先需要确定其主题是什么？目的是什么？要解决什么问题？想达到什么预期的效果？它不仅仅是会议的名称，更是确定会议的具体内容、形式、目标、场地、规模、档次的重要先决条件。所以，一定弄清楚会议的主题。文秘人员一般都可以通过从领导的意图中得到这些重要的信息，如果没有获得这些信息，就没法走下一步流程。二、会议的议程（主要内容）。当知道了会议的主题以后，会议的议程就相对好确定了。但这一步很考量会议组织者、有关文秘人员的作为领导参谋助手作用的能力和水平。因为领导一般只说会议主题，往往不具体说会议事项，这就靠你去理解了。当然，最后领导肯定要审阅。三、会议的形式。就是通过什么形式来开会。这就要根据会议的主题、议程、目的等等来确定会议形式。如是预备会、动员会、总结会、工作交流会；现场会、电视电话会、视频同步直播会；座谈会、征求意见会；小型、中型还是大型会？等等。四、参加会议人员的名单、范围。当确定会议的主题、目的、开法形式后，什么人员参加会议及范围就易确定了。特别提醒的是，在实际运用中，一定要严格按要求控制参加会员的人员和范围。任意扩大规模，也造成不必要的人力、物力、财力的浪费。五、会议主持人。一般的原则是主办方的主要领导或业务分管领导，如果有多个主办单位，那么往往由牵头的主办单位的主要领导或分管领导为主持人。六、会议的时间。什么时间开会？开多长时间？这必须要做出一个预测判断。不能任意延长会议时间，达到会议目的，解决了问题即可。按照公文写作之道君的经验，哪天开会？什么时间开会？最好还是多征求领导的意见，领导一般都比较忙，会议时间有可能会多次改动，反复。这也是没办法的事情。有时候即便发了会议通知，也还得改时间。七、会议的地点。会议的地点选择也比较考量会议组织者，文秘人员的办会经验。选择什么样的会议室？在什么地方开？都要根据会议的主题、目的、要求、参会的人员、规模、会议经费等因素来确定。当然场地的具体布置也是一件细致活，一点都马虎不得，有时一个麦克风闹情绪，就会影响整个会议的效果！这是特别要注意的。八、会议记录和整理人。会议记录人和整理人也要提前确定。记录、整理工作是否到位，是否能真实、客观、准确地反映会议精神，也直接影响到会议效果和评价，特别是后续会议精神的贯彻落实工作。的当上面清单比较清晰以后，你便可以着手起草一个办会的请示件《会议方案》，报领导审批了。当然，作为操作层面，你还得要定一个会议的“执行方案”，当然是越具体越好。涉及到具体的人员分工与工作职责。这样操作起来才能保证整个会议，按部就班，各就各位，有序进行，确保会议如期顺利召开，并取得预期效果！